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Die Sache mit der Steuer Teil 5 - Gewinn ermitteln

Betriebliche Ausgaben steuerlich geltend machen - GUV und EÜR

Nachdem wir nun einiges an Theorie durchlaufen, sind folgt nun die Umsetzung zum ersten Part: Wie ermittelt ich, als Selbstständiger, von meinem Umsatz den Gewinn. Einfach gesagt: über die GuV bzw. EÜR. Was es hier zu beachten gibt und welche Teile nun steuerlich geltend gemacht werden können, erfahrt ihr in diesem Teil unserer Reihe.

Wann muss ich welche GUV schreiben, wann EÜR?

Zum ersten: was ist eine GuV? GuV steht für Gewinn und Verlust. Im Rahmen eurer Steuererklärung tragt ihr, als selbstständige, nur euren Gewinn ein. Um diesen zu berechnen, müsst ihr euren Gewinn, also euren Umsatz abzüglich eurem Verlust, also was ihr ausgegeben habt, berechnen. Bereits im Hinblick auf unsere Steuererklärung, müssen wir bereits in 2 Versionen untergliedern um unseren Gewinn zu ermitteln. Die eine findet ihr im Elster-Formular (mehr dazu in Teil 6) im Anhang als EÜR (Einnahme-Überschuss-Rechnung), die andere ist die tatsächliche GuV. Die GuV müsst ihr erstellen wenn ihr Bilanzierungspflichtig seid, also  

  • Gewinne im Wirtschaftsjahr eine Summe von 60.000 €
  • Umsätze im Wirtschaftsjahr einen Betrag von 600.000 € übersteigen,

oder ihr einfach durch eure Geschäftsform (zb. GmbH) bilanzierungspflichtig seid. Ich werde an dieser Stelle nicht darauf eingehen, sollte dies bei euch vorliegen empfehle ich euch so oder so einen Steuerberater zu nehmen.  Wir gehen also an dieser Stelle davon aus, dass ihr von der Bilanzierung befreit seid und nur eine EÜR abgeben müsst. Nun untergliedert sich dies Wiederrum in 2 Versionen: 

  • EÜR als Formloses Schreiben 
  • EÜR als Anlage innerhalb der Steuererklärung 

Eine formlose EÜR könnt ihr schreiben, wenn eure Bruttoeinnahmen unter 17.500 Euro liegen. Dies ist die einfachste Version und die, welche Kleinunternehmer nutzen sollten. Die elektronische EÜR könnt ihr trotzdem abgeben, aber wer kein Fan von Formularen ist, sollte die formlose Variante wählen. Die EÜR ist im Grunde als Anlage sehr selbsterklärend und auch in der formlosen Version spiegeln sich die gleichen Punkte wieder. Es geht hierbei immer darum, was habt ihr eingenommen und was könnt ihr Gegenrechnen. 

Einnahmen

Das ist der wohl schnellste Punkt: als selbstständige schreibt ihr zu allen Tätigkeiten Rechnungen. Rechnet alle Rechnungen, welche ihr ausgestellt habt zusammen. Schon habt Ihr euren Umsatz, also eure Einnahmen und Punkt Eins ist erledigt.

Ausgaben - Überschuss

Nun listet ihr alle Punkte auf, welchen euren Umsatz schmälern. In der Formlosen Variante macht Ihr einfach eine Tabelle, eine Seite Einnahmen, andere Ausgaben. In der Elektronischen gliedert ihr dies bereits im Formular auf. Die Punkte bleiben am Ende jedoch die gleichen. Was könnt Ihr also alles Gegenrechnen? 

Zum aller ersten: ordentliche Buchhaltung! Ihr könnt nur Posten Gegenrechnen, welche ihr per Beleg nachweisen könnt! Achtet zwingend darauf!

  • Waren und Rohstoffe, welche ihr zum herstellen eures Produkten benötigt habt. Hier aufpassen: Kleinunternehmer geben den Bruttobetrag an, da ihr keine UST ausweist, alle welche diese gesondert berechnen, nehmen den Nettobetrag.
  • Raumkosten: Ihr habt ein Büro? Dann rein mit der Miete! Vorsicht gilt bei Arbeitszimmern innerhalb der eigenen Wohnung. Dieses muss in eurem Mietvertrag als dieses gekennzeichnet sein, nur dann könnt ihr es mit angeben. In der elektronischen Version bekommt dieses einen extra Posten.
  • Aufwendungen für Telekommunikation: Im Idealfall besitzt ihr ein separates Geschäftshandy, welches ihr hierbei angebt. Benutzt ihr euer Privattelefon auch geschäftlich, so rechnet ihr den prozentualen Anteil der Gesamtkosten hier rein (ich gebe immer an zu wieviel Prozent ich dieses mit einkalkuliere) 
  • Übernachtung und Reisekosten: Alle Geschäftsreisen, welche ihr getätigt habt. Ihr musstet also z.B. zu einem Lieferanten fahren? Rein damit! 
  • Fortbildungskosten: Ihr habt an einem Seminar teilgenommen, welches im Zusammenhang mit eurer Tätigkeit steht? Dann ist dies auch absetzbar. Hier kommen aber nur die Seminarkosten rein, also der Betrag, welchen der externe von euch erhalten hat. 
  • Miete und Leasing für bewegliche Wirtschaftsgüter: Ihr habt euch zb. Computer oder einen Bürodrucker gemietet? Dann kommt er hier rein. das KfZ gehört hier nicht hin in der elektronischen Version, da es einen extra Posten bekommt. 
  • Beiträge, Gebühren, Versicherungen: hier kommen die BETRIEBLICHEN Versicherungen rein. Also z.B. die Betriebshaftpflicht. Euren Privatversicherungen wie z.B. Krankenversicherung kommt in die Anlage Versorgungsaufwendungen.
  • Werbekosten: Flyer gedruckt? Visitenkarten? Kosten für Webseite? Dies kommt alles hier rein.
  • Schuldzinsen: wird euch weniger treffen, daher unbeachtet. 
  • Gezahlte Vorsteuerbeiträge: Kleinunternehmer sind hier raus. Alle anderen geben wie beschrieben Nettobeträge an und an dieser Stelle die Steuerbeträge. Gleiches gilt zur gezahlten Umsatzsteuer. 
  • Geschenke für Geschäftspartner: merkt euch pauschal bis 35 Euro, dann müsst ihr auch nicht angeben an wen.
  • Bewirtungsaufwendungen: zu 70%. Ihr serviert also Kaffee, Getränke, Kuchen? Dann könnt ihr diese Kosten auch absetzen, natürlich nur für geschäftliche Anlässe (betrifft euch vor allem, wenn ihr Meetings oder Seminare haltet). Ihr müsst ORT, TAG, ANLASS UND TEILNEHMERANZAHL hierbei angeben. 
  • Verpflegungsaufwand: Hier gilt: länger als 8h Abwesenheit oder An- und Abreisetag einer Geschäftsreise sind mit 12 Euro zu verrechnen. Bei 24 h Abwesenheit könnt ihr 24 Euro geltend machen. Angenommen ihr seid 3 Tage unterwegs sind das also 12,24,12 - 48 Euro für diese Reise, welche ihr Gegenrechnen könnt. 
  • Aufwendungen für häusliches Arbeitszimmer: wie oben erwähnt 
  • sonstige Betriebsausgaben: darunter fallen Repräsentationskosten, also dinge wie Bürodeko, braucht ihr nicht, sieht aber nett aus. Oder auch Bonbons für Kunden etc. Leider ist dieser Begriff nicht genau geregelt, hier gilt es zu probieren, was am Ende anerkannt wird. Je genauer ihr beschreibt wofür xyz benötigt wird bzw. je kleiner der Betrag, umso eher wird es wahrscheinlich berücksichtigt. 
  • Gewerbesteuer: haben wir bereits behandelt - kommt hier als Betrag rein, wenn es euch betrifft jedoch unter nicht abziehbar, als Kleinunternehmer betrifft euch dies jedoch sowieso nicht . 
  • Kraftfahrzeugkosten: Für betrieblich genutzten PKW. 

KFZ als selbstständiger Absetzen

Nutzt ihr eurer KFZ zu über 50% betrieblichen gehört das Kfz zu den betrieblichen Ausgaben. Darunter könnt ihr selbst entscheiden. Ich bleibe bei der betrieblichen Nutzung, der einfacher halber: Hier geht der Spaß aber los. Es gibt nun 2 Varianten. Die erste ist recht simple: pro gefahrenen km rechnet ihr 0,30 Euro.

 

Oder Ihr splitet auf. Tut euch selbst einen Gefallen und führt dann ein Fahrtenbuch, zu mindestens für die betrieblichen Fahrten. Das erspart euch später einiges. 

Ein Firmenwagen wird über 6 Jahre abgeschrieben (AfA) oder ihr habt einen Leasingvertrag, dann gilt dieser Betrag. Kurze Rechnung um euch zu verdeutlichen wie der Unterschied zwischen pauschal oder Aufteilung liegt: 

  • Abschreibung (Anschaffungskosten für PKW 32.000 €/Nutzungsdauer 6 Jahre): 5.333 € 
  • Kfz-Steuer: 312 € 
  • Versicherung: 1.000 € 
  • Wartung, Reparatur: 800 €
  • Kraftstoffkosten (8l/100 km x 30.000 = 2.400l, á 1,50 €): 3.600 €
  • oder einfach Belege zusammenrechnen 
  • Garagenmiete: 600 €

Ergibt:

  • Gesamtkosten jährlich: 11.645 €
  • entspricht Kosten je Kilometer (Fahrleistung 30.000 km): 0,39 €

Hier wird deutlich, dass ein höherer Ansatz der Fahrtkosten mit 0,39 € gerechtfertigt ist. Denn im Vergleich der Fahrzeugkosten, wenn Betrieblich 12.000 km gefahren werden:

  • Kilometerpauschale: 12.000 km x 0,30 €: 3.600 €
  • Tatsächliche Kosten: 12.000 km x 0,39 €: 4.680 €

Zum Eintrag in die elektronische EÜR: die pauschale mit 0,30 gebt ihr in Zeile 63 ein. Getrennt gebt Ihr alle Posten in die entsprechenden Zeilen. Es gibt noch die 1% Prozent Regel, wenn ihr kein Fahrtenbuch führt, darauf gehe ich jetzt jedoch nicht ein. Tatsächlich reicht als Kleinunternehmer sowieso meist die Pauschale mit 0,30 Euro pro km. Und ehrlich gesagt - das ist auch das einfachste ;-). 

Abschreibungen - AfA

Zu guter letzt könnt ihr noch Abschreibungen tätigen. Oben haben wir bereits gesehen, dass ein PKW über 6 Jahre abgeschrieben wird. Abschreiben könnt ihr alle Wirtschaftsgüter, welche über 150 Euro liegen. Ab einen Wer von 410 Euro müsst ihr Abschreiben. Nehmen wir an ihr kauft euch einen Laptop. Dieser kostet 900 Euro. Dann schreibt ihr diesen über 3 Jahre ab. Also macht ihr im ersten Jahr 300 Euro geltend, im zweiten 300 Euro und im dritten 300 Euro. Kauft ihr euch einen gebrauchten Laptop über 400 Euro müsst ihr diesen nicht abschreiben, sondern könnt ihn direkt komplett Gegenrechnen (könnt ihn aber die nachgehenden Jahre nicht mehr als Kosten verbuchen). Wir unterscheiden zudem in eine lineare und eine degressive Abschreibung. Unser Laptop wird jedes Jahr mit dem gleichen Betrag abgeschrieben, hier handelt es sich um eine lineare Abschreibung. Für Anschaffungen seit 2011 werden keine degressiven Abschreibungen mehr vorgenommen. Wenn ihr also nicht wisst, was das ist - nicht weiter tragisch ;-)

Wieviel Jahre müsst ihr was Abschreiben? Auf der Seite des Bundesfinanzministeriums findet ihr alle AfA Tabellen. Schaut da einfach nach, entsprechend dem Gut, welches abgeschrieben werden soll.

Nochmal: als Kleinunternehmer könnt ihr eine einfache Tabelle einreichen mit euren Einnahmen und Ausgaben. In jedem Fall habt ihr nun schon einmal, aus euren Einnahmen, euren Gewinn ermittelt. Wie ihr diesen nun in eure Gesamtsteuererklärung einbindet und wie ihr diese abschließt, drauf gehen wir am Donnerstag ein und schließen damit auch unsere Reihe ab. Bis dahin: wer seine Steuererklärung noch nicht gemacht hat, hat jetzt einen Tag Zeit bereits seine EÜR fertig zu machen. Viel Erfolg! 

Sicherheitshinweis: Ich möchte darauf hinweisen, dass ich kein Steuerberater bin, sondern hier nur meine Herangehensweisen und bis dato vorhandenes Wissen wiederspiegel. Dies kann fehlerhaft oder Lücken aufweisen. Eine Haftung wird in keinem Fall übernommen. 

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